Etre mieux organisé(e)

6 astuces pour mieux gérer son temps

Submergée par les tâches du quotidien auxquelles s’ajoutent toutes les tâches imprévues, j’ai expérimenté des méthodes pour mieux faire face et je vous partage mes astuces.

« Avoir du temps, c’est posséder le bien le plus précieux pour celui qui aspire à de grandes choses. »

Plutarque – philosophe, biographe, moraliste et penseur majeur de la Rome antique

Nous avons sans cesse la tête dans le guidon et nous gérons les événements du quotidien à la manière d’un pompier en intervention. Cela rend nos journées épuisantes, nous prive de temps pour les choses qui comptent vraiment et pourtant cela nous semble être une fatalité alors nous ne faisons rien pour changer les choses. Pour ceux d’entre nous qui ont eu le courage de se pencher un peu sur le sujet, nous avons pu lire qu’il existe des méthodes d’efficacité organisationnelle ou encore des outils de productivité mais tout cela nous semble bien compliqué à mettre en place. La moindre to do list nous paraît être une corvée chronophage supplémentaire.

En tout cas c’était tout à fait mon cas, je n’ai jamais eu le courage de changer quoi que ce soit à mes habitudes, il me paraissait plus facile de continuer à subir la situation. Une fois encore mes croyances limitantes étaient là pour me pousser à procrastiner. Pourquoi changer mes habitudes, ça « risque » de …, je vais devoir modifier ceci, je n’aurai plus cela, … Et pourtant il faut se souvenir que mieux gérer son temps permet de se dégager du temps. Du temps pour les gens que l’on aime et également du temps pour les activités que l’on aime faire et qui nous font du bien au corps et au moral.

Dans cet article nous allons donc voir quelques méthodes permettant de mieux gérer les très nombreuses tâches qui nous incombent chaque jour.

Lister les tâches

Une to do list est une liste répertoriant les différentes tâches que l’on a à faire. En plus de nous aider à nous organiser, elle permet de soulager notre charge mentale car, sorti des moments dédiés à la remplir, il n’est pas utile de faire l’effort de mémoriser tout ce que l’on a à faire, il n’y a plus qu’à suivre ce qui est écrit. Ainsi on peut rester focalisé sur la tâche que l’on fait sans penser en même temps à celles qu’il ne faudra pas oublier.

La première to do list est un peu plus longue à coucher sur le papier, vous verrez que les suivantes iront bien plus vite car de nombreuses tâches reviennent de façon régulière.

Pour avoir une to do list efficace il faut commencer par lister toutes les tâches que vous avez à faire soit sur papier, soit sur PC ou smartphone. La liste doit être la plus exhaustive possible, contenir les plus petites tâches (même celles qui peuvent paraître futiles) au plus complexes, des plus rapides à réaliser aux plus chronophages.

Pour ce qui est du support, la meilleure solution sera celle qui convient le mieux à votre manière de fonctionner. Personnellement j’utilise l’application Google Keep car elle me permet d’accéder à mes to do lists  aussi bien depuis mon smartphone que depuis mon PC, du coup il est très simple de les mettre à jour dès qu’une tâche me vient à l’esprit ou de supprimer certaines tâches, ce que j’aime moins faire sur papier car je n’aime pas les ratures (oui je suis un peu maniaque :p). Les autres applications plébiscitées en matière de support pour les to do lists sont OneNote de Microsoft et Evernote. Côté papier le Bullet Journal est le système d’organisation à la mode, il va plus loin que la simple to do list. Je pense expérimenter différents outils dans les mois à venir et faire un article sur le sujet

Une to do list est un outil qu’il faut utiliser au quotidien et ne pas oublier de mettre à jour. L’idéal est donc de prendre quelques minutes pour la relire chaque jour de façon à :

  • avoir les tâches bien en tête,
  • mettre à jour celles réalisées (barrer/cocher). En plus de permettre de savoir où on en cette étape a un vrai côté jouissif,
  • mettre à jour celles qui n’ont plus lieu d’être,
  • réévaluer les priorités,
  • identifier des incohérences.

J’ai plusieurs to do lists, celle qui m’accompagne au quotidien mais également celles qui me servent dans certaines situations. Par exemple, j’ai des to do lists sur ce qu’il faut faire avant de partir en vacances à la mer / à la montagne (checklist des éléments qui composeront la valise mais aussi documents à préparer, organismes à prévenir, …), sur les tâches à faire chaque mois (tous les 3 mois changer les brossettes des brosses à dents électriques, tous les 6 mois changer le filtre du frigo américain, tel mois acheter un cadeau pour l’anniversaire de telle personne,…), cela me permet de ne rien oublier et de ne pas avoir à réfléchir quand une situations se renouvelle.

Peu importe sa forme, la to do list est un outil du quotidien que vous devez vous approprier pour l’utiliser plus facilement. Si vous avez compris son principe alors à vous de jouer !

Prioriser les tâches à la méthode Eisenhower

 « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important »

Dwight David Eisenhower, 34ème président des États-Unis d’Amérique

Partant de ce postulat il a créé une matrice, devenue aujourd’hui une vraie référence en matière de gestion du temps et des priorités. Cette matrice s’organise sur deux axes, l’importance et l’urgence et la voici :

Important 2- Tâches à planifier et exécuter soi-même. Attention ce sont souvent des tâches chronophages 1 – Ce sont les tâches qui comptent pour soi et qui découlent de critères personnels *. Ces tâches sont à réaliser en priorité et soi-même (action décisive)
Non important 4 – A garder en dernier, voire même à supprimer car n’apporte aucune valeur ajoutée 3 – Comporte une notion d’échéance et donc un délai pour réaliser la tâche. L’urgence dépend souvent de la pression que met le demandeur. Quand cela est possible, il faut déléguer ces tâches.
  Non urgent Urgent

*(ces tâches permettent d’atteindre un objectif, de coller avec ses aspirations, d’apporter une valeur ajoutée…)

Le principe est qu’avant de se précipiter dans l’action il est impératif d’avoir ces notions en tête et de bien les différencier. Ensuite on va pouvoir plus facilement évaluer les tâches et les classer par ordre de priorité. Nous allons alors choisir (car il s’agit bien là de faire des choix, de décider de la direction que va prendre notre vie) de traiter dans l’ordre indiqué.

Appliquer cette matrice dans le domaine du travail peut, par exemple, consister à consacrer seulement certains moments de la journée à la lecture des mails pour ne pas être pollué(e) en permanence (début de matinée, début d’après-midi puis fin de journée).

Dans le domaine personnel cela peut consister à stopper la lecture des informations inutiles sur le smartphone, à consacrer un temps limité aux réseaux sociaux, …

Cette matrice aurait permis à Eisenhower, alors Général dans l’armée américaine, d’organisation le débarquement en Normandie en juin 1944, c’est dire comme elle est efficace !

Découper les tâches

Notre cerveau aura toujours tendance à aller vers des tâches simples plutôt que celles qui semblent trop complexes. Et malheureusement il s’avère que souvent les tâches complexes sont celles qui sont le plus importantes pour nous, pour atteindre nos objectifs. Alors plutôt que de baisser les bras, de procrastiner, si l’on veut accomplir de grandes choses il faut passer par une succession de petites.

Lorsqu’une tâche paraît trop complexe le secret est de la découper en plein de petites tâches faciles à réaliser. Ainsi il sera plus simple, moins décourageant de procéder étape par étape.

Par ailleurs, il est bon de démarrer la journée avec les tâches les plus complexes avant de se laisser envahir par toutes les autres. Il est vrai que notre emploi du temps ne s’accorde pas toujours avec nos souhaits mais on peut planifier des créneaux pour gérer ces tâches : soit plus tôt le matin en avançant un peu le réveil (l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt … voir l’article traitant des bienfaits d’un réveil matinal), soit à d’autres moments de la journée pendant lesquels vous savez qu’il est plus facile de vous dégager un peu de temps.

Planifier les tâches

Il est très utile de mettre en place un emploi du temps pour nous aider à y voir plus clair et gérer les priorités. Le planning est l’outil indispensable pour mieux gérer son temps car il permet d’avoir une vision à court mais aussi à moyen terme de ce que nous avons à faire, des délais que l’on a à respecter, … Qu’il s’agisse de planifier sa journée ou sa semaine, l’emploi du temps devra obligatoirement comporter les critères suivants :

  • être réalisable :
    • mettre des amplitudes horaires cohérentes
    • se laisser des moments de pause
    • se laisser notamment des plages libres pour gérer les imprévus
    • bien évaluer la durée de la tâche
  • être préparé au moment opportun :
    • soit en fin de semaine (vendredi soir) pour faire, par la même occasion, le point sur la semaine écoulée et fixer les objectifs de celle à venir
    • soit en début de semaine (dimanche soir ou lundi matin) pour avoir bien en tête les objectifs de la semaine
  • essayer d’optimiser en faisant une trame qui soit réutilisable d’une fois sur l’autre. Mieux gérer son temps passe aussi par ce type d’astuce (ne pas réinventer la poudre à chaque fois).

Savoir dire « non »

Dire oui à son responsable, à un client, à un ami, … veut souvent dire que l’on renonce par la même occasion à quelque chose d’important. Or cela n’est pas bon pour nous. Il est certain que, lorsque l’on se familiarise avec la matrice d’Eisenhower on voit rapidement que le plus difficile à gérer sera de mettre les tâches importantes avant les urgentes car la notion d’échéance ajoute une certaine pression, mais c’est un effort qu’il faudra faire pour réussir. Alors avant d’accepter quoi que ce soit il faut s’interroger sur notre disponibilité et ne pas hésiter à répondre que l’on ne peut pas faire ce qui nous est demandé, tout du moins pas au moment où cela nous est demandé.

« Heureux et libre est celui qui ose dire non ! »

Petrus Augustus de Génestet – poète et théologien néerlandais (1829-1861)

Par ailleurs, il est important de ne pas faire les choses à contre cœur sous peine de ressentir de la frustration, voire de la tristesse.

Tirer profit des temps non productifs

Nous n’en avons pas toujours conscience, mais dans une journée il y a de nombreux moments où l’on est occupé à faire quelque chose qui ne demande pas nécessairement de réflexion ou des moments où l’on est coincé(e), contraint(e) à perdre son temps. Ces moments peuvent s’avérer utiles.

« Nous ne manquons pas de temps, mais nous en avons beaucoup dont nous ne savons pas tirer profit. »

Sénèque – philosophe, dramaturge et homme d’État romain du Iᵉʳ siècle

Par exemple, lorsque l’on est en voiture, que l’on cuisine, que l’on fait du ménage, … on peut en profiter pour passer des coups de fils, écouter des podcasts, …

Lorsque l’on est dans les transports en commun, sur les toilettes (et oui, on y passe tous un certain temps, du temps perdu J), dans une salle d’attente, … on peut choisir de traîner sur les réseau sociaux et clairement perdre son temps ou bien on peut décider de profiter du moment pour lire/répondre et trier nos emails, revoir sa to do list et/ou son planning, réfléchir au menu de la semaine, préparer son drive de course, …

Auparavant je me disais que ces moments n’étaient pas assez longs pour entamer quelque chose mais il y a pourtant plein de petites choses que l’on peut faire dès que l’on a quelques minutes « perdues ». Il est bon d’identifier ces tâches en amont comme cela on sait tout de suite quoi faire quand on a 5 minutes devant soi.

En résumé

Dans cet article nous avons donc vu différentes méthodes, plutôt simples à s’approprier pour gagner du temps. Il ne faut surtout pas essayer de toutes les mettre en application d’un coup, ce serait bien trop difficile et donc complètement décourageant. Je recommande de commencer par celle qui vous semble la plus simple et dès que vous la maîtrisez d’en ajouter une autre pour gagner encore un peu plus en efficacité et ainsi de suite jusqu’à devenir un(e) expert(e) de la gestion des priorités ! Pour gagner encore plus de temps nous verrons dans un prochain article comment gagner en efficacité/productivité. C’est clairement une des principales clés du succès dans la recherche de gain de temps mais le sujet est bien trop long pour être traité ici.

En attendant d’aborder cela, dites-nous comment vous procédez pour gagner un peu de temps au quotidien, quelles sont vos méthodes ? Est-ce que vous suivez certaines des astuces citées dans cet article ? Toutes les astuces sont les bienvenues pour nous aider.

« Ceux qui font mauvais usage de leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté. »

Jean de La Bruyère – moraliste français (1645-1696)

Author

angee.myblog@gmail.com

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